「ビジネスメール」と「ビジネスチャット」は書き方や書く目的が全く違う！

テレワークを始めてから、ビジネスチャットを頻繁に使うようになり、読みやすい文と読みにくい文があるのに気がつきました。

チャットはメールのように長文で書くと、返信も遅くなりがち。

実はそれって、あなたの文章が「長くて読むのが面倒！」とスルーされている可能性があるのです(；ﾟДﾟ)！

違いを調べてみた所、「ビジネスメール」と「ビジネスチャット」は書き方や書く目的が全く違う事が分かったのです！

スルーされない使い分けの方法をお伝えいたします。

「ビジネスメール」の特徴

• 1対1でする通信手段
• メールアドレスを知っている者同士が使える
• 送ったメールが読んでもらえたのかはシステム上分からない
• あいさつ文が入るなど、ていねいな印象の通信手段なので、目上の方やお客様などに適している

ビジネスメールの具体例

このように、ビジネスメールは外部へ向けて丁寧な文章とともに使われることが多いです。

ただ、ちょっとした意思確認など、直ぐに返事が欲しい時には毎回メールを開いて読んでという作業は煩わしさを感じます。

それに、相手が読んだかどうかがわからないので不安材料にもなります。

「ビジネスチャット」の特徴

• 最大の特徴は、迅速なコミュニケーションが取れる点です。
• 目的は、メッセージを最小限にとどめて意思決定を早くするためです。
• 複数人で同時にやりとりが出来るので、意思の疎通をとりながら決定していけます。

ビジネスチャットの具体例・1

企画課鎌田

お疲れ様です。

新商品「〇〇水生成機」の事前説明会を行います。

改善点は

・従来製品よりよりコンパクトで操作もかんたんになった

・一度に2リットル生成でき作業効率も格段に上がった

是非とも参加をお願いします。

開催日時：○月○日

開催時間：15：30～17：30

開催場所：ルーム1005

出欠の確認をとります。

チャットでお返事ください。

お疲れ様です。参加します。

出席します。

• ビジネスチャットは、スピード感を持って返信するために長文は読み飛ばされてしまうことがあります。
• そのため、理解しやすくテンポよく読めるように短めの文章にします。
• 箇条書きを使うことで読みやすく見落としなく伝わります。

ビジネスチャットの具体例・2

商品企画会議の希望日を教えて下さい。

お疲れさまです。
11/27・12/3でお願いします。

お疲れ様です。
11/28～12/3の午前でお願い致します。

まだ予定が出ていないので、11月末にお返事できそうです。

• すぐに返信が出来ない時は「返事が遅れる旨を一言添えると相手やグループに安心感を与える事が出来ます。
• 挨拶は、はじめに「お疲れ様です」そしてやり取りが終わるタイミングで「よろしくお願いします」など最小限の使用に留めることでコンパクト。
• 内容の散らばり防止のために、1投稿1事柄。
  1つのスレッド（投稿）につき、1つの案件（事柄）で話を進めます。
• 一つのテーマ毎の話題が変わる時には、また新しくスレッドを立てます。
  
• デメリットとしては、本題からそれて別の話に流れてしまうことがある。
• 内容をさかのぼって調べるのが意外と面倒。
• 既読機能があるので、「早く返信をしなければ。」という焦りがある。

まとめ

テレワークでよく使う「ビジネスメール」と「ビジネスチャット」。

今まで何となく使っていたビジネスチャットは、メールのように長文で書くと、読む側も大変で返信も遅くなりがち。

実はそれって、あなたの文章が「長くて読むのが面倒！」とスルーされている可能性があるのです(；ﾟДﾟ)！

違いを調べてみた所、「ビジネスメール」と「ビジネスチャット」では書き方や書く目的が全く違う事が分かりました！

違いの要点は、

社外のお客様や目上の人に向けては、「ビジネスメール」が丁寧な印象を持たれ、

普段の社員との頻繁なやり取りには「ビジネスチャット」が適していることがわかりました。

チャットは、迅速なコミュニケーションを取ることで意思決定を早くするツールです。

双方を上手に使い分けて、社内社外の方とスムーズなコミュニケーションが取れますように！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。