「ビジネスメール」と「ビジネスチャット」は書き方や書く目的が全く違う!

テレワーク

テレワークを始めてから、ビジネスチャットを頻繁に使うようになり、読みやすい文と読みにくい文があるのに気づきました。

チャットはメールのように長文で書くと、返信も遅くなりがち。

実はそれって、あなたの文章が「長くて読むのが面倒!」とスルーされている可能性があるのです(;゚Д゚)!

違いを調べてみた所、「ビジネスメール」と「ビジネスチャット」は書き方や書く目的が全く違う事が分かったのです!

スルーされない使い分けの方法をお伝えいたします。

ビジネスメールとビジネスチャットの違い

違いはたくさんありますが、抜粋すると

「ビジネスメール」の違いと特徴

  • 1対1でする通信手段
  • メールアドレスを知っている者同士が使える
  • 送ったメールが読んでもらえたのかはシステム上分からない
  • あいさつ文が入るなど、ていねいな印象の通信手段なので、目上の方やお客様などに適している

「ビジネスチャット」の違いと特徴

  • 最大の特徴は、迅速なコミュニケーションが取れる点です。
  • 目的は、メッセージを最小限にとどめて意思決定を早くするためです。
  • 複数人で同時に話し合いが出来るので
  • スピード感を持って返信するために長文は読み飛ばされてしまうことがあります。
  • そのため、理解しやすくテンポよく読めるように短めの文章にします。
  • すぐに返信が出来ない時は「返事が遅れる旨を一言添えると相手やグループに安心感を与える事が出来ます。
  • 挨拶は、はじめに「お疲れ様です」そしてやり取りが終わるタイミングで「よろしくお願いします」など最小限の使用に留めることでコンパクトにまとまります。
  • 箇条書きを使うことで読みやすく見落としなく伝わります。
  • 内容の散らばり防止のために、1投稿1事柄。1つのスレッド(投稿)につき、1つの案件(事柄)で話を進めます。一つのテーマ毎の話題が変わる時には、また新しくスレッドを立てます。

まとめ

テレワークでよく使う「ビジネスメール」と「ビジネスチャット」。

今まで何となく使っていたビジネスチャットは、メールのように長文で書くと、読む側も大変で返信も遅くなりがち。

実はそれって、あなたの文章が「長くて読むのが面倒!」とスルーされている可能性があるのです(;゚Д゚)!

違いを調べてみた所、「ビジネスメール」と「ビジネスチャット」では書き方や書く目的が全く違う事が分かりました!

違いの要点は、

社外のお客様に向けては、「ビジネスメール」が丁寧な印象を持たれ、

普段の社員との頻繁なやり取りは「ビジネスチャット」が適していることがわかりました。

チャットは、迅速なコミュニケーションを取ることで意思決定を早くするためです。

双方を上手に使い分けて、社内社外の方とスムーズなコミュニケーションが取れますように!

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

コメント

タイトルとURLをコピーしました