【テレワーク必須スキル】オンライン会話でシンプルに伝える文章力

オンライン会話で「シンプルに伝える文章力」をつけるには

1.短くわかりやすい文章の書き方

テレワークで急に重要性が高まった「短くわかりやすい文章」を書く力。

不要な言葉を削り、少ない文章ですっきり伝えると相手に読まれる率が上がりますね。
シンプル化した文章の具体例ですが

文章例1

「以下の案件について何名のスタッフを配置するかどうか悩んでいます」
→「以下の案件について何名のスタッフを配置するか悩んでいます」

文章例2「部長に書類が必要かどうか聞いてみてください」
　　　→「部長に書類が必要か聞いてみてください」

これは一例ですが、なくても伝わるような言い回しや言葉は省くことが出来ます。

無駄な表現がないかを頭に置きながら、自分の文章をもう一度見直してみます。

2.気を使い過ぎずにお願いしたいことを書く

相手を思いすぎて要点をぼかしたり、物事をはっきり言わなかったりすると、話が込み入って分かりにくくなります。

そんな時には、お願いすることを具体的に書いてみます。

［例］「明後日の到着になると、配達日に間に合わない可能性があります」
→「配達日に間に合うように、明日までに納品をお願いします」

3.結論を先に書く

そこに至った理由や事の流れから書き始めると、相手からしたら何を言いたいのかわかりにくくなります。

採用・不採用などはじめに結論を書くことが難しい内容のときは、「〇〇についてのご相談です」と書くといいでしょう。

4.チャットは定型的なあいさつを省略できる

メールでは書き出し文があると丁寧な印象をうけますが、スピーディーなコミュニケーションが得意なチャットの場合は定型的なあいさつを省略できます。

メール→「いつも大変お世話になっております。株式会社○○の○○です。
この度は弊社の○○をお使い頂き誠にありがとうございます。
さて、お問い合わせの○〇の件ですが・・・」

チャット→「お問い合わせの件について、ご報告いたします。」

5.専門用語やカタカナ用語は使わないようにする

カタカナ語は人によっては理解しにくく、相手に調べさせる手間や労力がかかってしまいます。

そんな時には、小学生にも伝わるようなわかりやすい表現をすると理解されやすいです。

6.相手目線になっているか読み直す

テレワーク中のやりとりは速さも求められますが、メッセージは必ず見直してから送信しましょう。

その文章を初めて読む相手の立場になって、きちんと伝わる内容になっているかチェックすることが大切です。

まとめ

「テレワーク時にメールやチャットで、ほんの数行の文章を書くのに20分もかかった。」

「投げかけた質問に対して欲しい答えが返って来ない。」という事はありませんか？

相手に要件を的確かつシンプルに伝えるポイントを6つ紹介します。

1.短くわかりやすい文章の書き方
2.結論を先に書く
3.気を使い過ぎずにお願いしたいことを書く
4.専門用語やカタカナ用語は使わないようにする
5.チャットは定型的なあいさつを省略できる
6.相手目線になっているか読み直す

皆さんもぜひ実践し、テレワークのメールやチャットのシーンでシンプルな文章の技術を磨きあげましょう。